1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
- Studio Zen - marka gabinetu prowadzonego przez Magdę Dojczman
- E-mail kontaktowy: studiozen.biuro@gmail.com, kontakt@studiozen.pl
- Strona internetowa: domena zarejestrowana u rejestratora LH.pl, obsługiwana na serwerach MyDevil.net
W sprawach ochrony danych możesz kontaktować się z nami pod powyższymi adresami e-mail. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą pod firmą z numerem NIP/REGON, uzupełnij te dane w dokumentach wewnętrznych - w razie potrzeby podaj je klientom na żądanie.
2. Jakie dane przetwarzamy
W zależności od sposobu kontaktu z nami możemy przetwarzać m.in.:
- imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail;
- dane dotyczące rezerwacji wizyt (termin, rodzaj usługi);
- dane płatnicze przekazywane operatorowi płatności (nie przechowujemy pełnych numerów kart);
- odpowiedzi z formularza konsultacyjnego epilacji laserowej, w tym dane o stanie zdrowia (kategoria szczególna danych - art. 9 RODO);
- treść pytań z formularza Q&A oraz opcjonalnie profil Instagram lub e-mail;
- dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, pliki cookies (patrz § 10);
- dane z korespondencji e-mail, social media (Instagram, Facebook) oraz marketingu.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Rezerwacja wizyt online (widget Zencal) | Art. 6 ust. 1 lit. b - wykonanie umowy / działania przed zawarciem umowy |
| Płatności online (Stripe, w tym Klarna) - pakiety zabiegów kupowane online, vouchery, zakupy | Art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c - umowa i obowiązki prawne (np. rachunkowość) |
| Formularz konsultacyjny laserowy + kwalifikacja do zabiegu | Art. 6 ust. 1 lit. b; dane zdrowotne - art. 9 ust. 2 lit. a (zgoda) po zaznaczeniu odpowiedniego checkboxa |
| Formularz Q&A na stronie | Art. 6 ust. 1 lit. a - zgoda (checkbox polityki prywatności) |
| Kontakt e-mail / telefon / social media | Art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f - uzasadniony interes (odpowiedź na zapytanie) |
| Marketing (Instagram, Facebook, newsletter - jeśli prowadzony) | Art. 6 ust. 1 lit. a - zgoda lub lit. f - uzasadniony interes (promocja usług) |
| Statystyka odwiedzin strony (Google Analytics 4, analityczne pliki cookies) | Art. 6 ust. 1 lit. a - zgoda wyrażona w banerze cookies (w związku z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej); możesz ją wycofać w każdej chwili |
| Bezpieczeństwo strony, hosting | Art. 6 ust. 1 lit. f - uzasadniony interes administratora |
| Dochodzenie roszczeń, obrona przed roszczeniami | Art. 6 ust. 1 lit. f - uzasadniony interes |
4. Rezerwacje - Zencal
Rezerwacja terminów odbywa się przez osadzony widget Zencal (dostawca: Zencal.io) lub - przy pakietach kupionych online - przez stronę zakupu pakietu i osobisty link do pakietu w systemie Zencal. Podczas rezerwacji podajesz dane bezpośrednio w systemie Zencal. My otrzymujemy informacje niezbędne do realizacji wizyty (np. imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wybrana usługa, termin).
Zencal działa jako odrębny administrator lub podmiot przetwarzający - szczegóły znajdziesz w polityce prywatności Zencal: zencal.io. Korzystanie z kalendarza jest dobrowolne, lecz niezbędne do rezerwacji online.
5. Płatności - Stripe
W przypadku płatności online (np. zakup pakietu zabiegów online, zakup voucherów) płatność realizowana jest w systemie rezerwacji Zencal za pośrednictwem bramki Stripe. Dane karty płatniczej wprowadzasz w bezpiecznym formularzu Stripe - my nie przechowujemy pełnych danych karty. Otrzymujemy informację o statusie płatności niezbędną do realizacji usługi i rozliczeń.
Stripe może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, stosując odpowiednie zabezpieczenia prawne (np. standardowe klauzule umowne). Więcej: stripe.com/privacy.
Jeśli przy płatności online wybierzesz Klarnę (płatność odroczona lub w ratach, jeśli metoda jest dostępna przy zamówieniu), Twoje dane niezbędne do obsługi tej płatności otrzyma Klarna Bank AB (publ), która przetwarza je jako odrębny administrator, zgodnie z własną polityką prywatności: klarna.com/pl/prywatnosc.
6. Formularze na stronie
6.1. Formularz konsultacyjny - epilacja laserowa
Dane z formularza są przesyłane na naszą skrzynkę studiozen.biuro@gmail.com za pośrednictwem skryptu PHP na hostingu MyDevil (SMTP). Przetwarzamy je wyłącznie w celu kontaktu, kwalifikacji do zabiegu i prowadzenia dokumentacji kwalifikacyjnej. Wymagamy odrębnych zgód, w tym na przetwarzanie danych zdrowotnych (art. 9 RODO).
6.2. Formularz Q&A
Pytanie i opcjonalny kontakt (Instagram/e-mail) trafiają na ten sam adres biurowy. Możemy wykorzystać pytanie (po anonimizacji lub za Twoją zgodą) w materiałach edukacyjnych na Instagramie - jeśli nie chcesz publikacji, napisz to w treści wiadomości.
7. Marketing i social media
Prowadzimy profile na Instagramie i Facebooku (m.in. @magda.dojczman). Dane podane w komentarzach, wiadomościach prywatnych lub oznaczeniach przetwarzamy w celu komunikacji i promocji usług. Platformy Meta działają jako odrębni administratorzy - ich polityki są dostępne na stronach tych serwisów.
Jeśli zapiszesz się do newslettera lub listy mailingowej (jeśli uruchomiona), przetwarzamy adres e-mail na podstawie zgody - możesz ją wycofać w każdej chwili linkiem „wypisz się” lub mailowo.
8. Hosting, domena i technologia strony
- Hosting: MyDevil.net - serwer przechowuje pliki strony, logi serwera i skrypt wysyłki formularzy.
- Domena: rejestrator LH.pl - dane rejestracyjne domeny zgodnie z regulaminem rejestratora.
- Projekt strony: kobiela.dev - wyłącznie w zakresie niezbędnym do utrzymania i rozwoju witryny (jeśli dotyczy).
- Fonty: Google Fonts - mogą generować połączenie z serwerami Google (adres IP).
- Ikony: Iconify CDN - ładowanie skryptu z zewnętrznego CDN.
Logi serwera mogą zawierać adres IP i datę żądania - przechowywane przez okres wynikający z polityki hostingu (zwykle do kilkunastu miesięcy), w celach bezpieczeństwa i diagnostyki.
9. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym nas w:
- hostingu strony (MyDevil.net);
- rezerwacjach (Zencal.io);
- płatnościach (Stripe Payments Europe / Stripe, Inc.; przy wyborze płatności Klarna - Klarna Bank AB (publ) jako odrębny administrator);
- obsłudze poczty (Google LLC - Gmail);
- analityce strony - wyłącznie po wyrażeniu zgody (Google Ireland Limited - Google Analytics 4);
- księgowości, doradztwie prawnym - jeśli wymagane przepisami;
- organom państwowym - na podstawie przepisów prawa.
Nie sprzedajemy danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych.
10. Pliki cookies
Pliki cookies to niewielkie pliki zapisywane w Twojej przeglądarce. Podobnie działa pamięć przeglądarki (localStorage). Przy pierwszej wizycie wyświetlamy baner, w którym możesz zaakceptować („Akceptuję”) lub odrzucić („Odrzucam”) analityczne pliki cookies. Do czasu wyboru oraz po odrzuceniu tag Google Analytics nie jest w ogóle ładowany i nie zapisujemy żadnych analitycznych plików cookies.
10.1. Niezbędne
- sz_cookie_consent (pamięć przeglądarki - localStorage) - zapamiętuje Twój wybór w banerze wraz z datą. Nie jest wysyłany na serwer. Po 12 miesiącach poprosimy Cię o ponowny wybór. Ten zapis jest niezbędny do zapamiętania Twojej decyzji, dlatego nie wymaga zgody.
10.2. Analityczne - Google Analytics 4 (tylko za zgodą)
Jeśli klikniesz „Akceptuję”, korzystamy z usługi Google Analytics 4 dostarczanej przez Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia). Służy nam do statystyk odwiedzin: które podstrony są oglądane, skąd przychodzą odwiedzający i z których elementów strony korzystają (np. wybór pakietu, przejście do rezerwacji).
- _ga - rozróżnia odwiedzających; ważny do 2 lat;
- _ga_GZ4ZB7EFQ6 - zapamiętuje stan sesji; ważny do 2 lat.
Podstawa prawna: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej). Dane statystyczne przechowujemy w Google Analytics do 14 miesięcy. Google może przetwarzać dane także w USA - Google LLC uczestniczy w programie EU-US Data Privacy Framework, co do którego Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony. Więcej: policies.google.com/privacy.
10.3. Zencal i Stripe
Formularz zakupu pakietu (osadzony na stronie w ramce) i kalendarz rezerwacji ładują się z serwerów Zencal. Po przejściu do płatności otwiera się strona Stripe. Oba serwisy mogą zapisywać własne pliki cookies lub dane w pamięci przeglądarki, niezbędne m.in. do działania formularza, bezpieczeństwa i zapobiegania nadużyciom płatniczym. Zasady opisują ich polityki prywatności: zencal.io, stripe.com/privacy.
10.4. Jak zmienić lub wycofać zgodę
W każdej chwili kliknij „Ustawienia cookies” w stopce strony (lub ) i wybierz „Odrzucam”. Analityka zostanie wyłączona, a pliki _ga usunięte. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
Możesz też zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki. Wyłączenie niektórych plików może ograniczyć rezerwację online lub płatności.
11. Okres przechowywania danych
- dane umowne i rozliczeniowe - do czasu przedawnienia roszczeń i zgodnie z przepisami podatkowymi (zwykle 5 lat od końca roku podatkowego);
- dane kwalifikacyjne do zabiegów laserowych - przez okres prowadzenia serii zabiegów oraz czasu przedawnienia roszczeń związanych z usługą;
- dane z formularza Q&A - do czasu obsługi pytania, a przy zgodzie na publikację - do czasu wycofania zgody;
- korespondencja marketingowa - do wycofania zgody;
- dane statystyczne w Google Analytics 4 - do 14 miesięcy (szczegóły w § 10);
- logi serwera - zgodnie z polityką hostingu.
12. Twoje prawa
Przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych - gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody i automatycznie;
- sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia);
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
Aby skorzystać z praw, napisz na: studiozen.biuro@gmail.com.
13. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do rezerwacji, płatności, kwalifikacji do zabiegu laserowego lub odpowiedzi na pytanie. Brak danych uniemożliwi realizację danej usługi.
14. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka: szyfrowanie połączenia HTTPS, ograniczony dostęp do skrzynki pocztowej, hasła aplikacji do SMTP, ochrona pliku konfiguracyjnego na serwerze. Żaden system nie gwarantuje jednak 100% bezpieczeństwa.
15. Zmiany polityki
Możemy aktualizować niniejszą Politykę - nowa wersja będzie publikowana na tej podstronie z datą obowiązywania. Przy istotnych zmianach dotyczących danych zdrowotnych lub płatności poinformujemy dodatkowo, jeśli wymaga tego prawo.
16. Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Zasady świadczenia usług określa Regulamin Salonu.